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转一篇文章 约翰•加普:备忘录比幻灯片更有价值

laile 最后编辑于 2018-05-16 16:49:16
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备忘录比幻灯片更有价值

 

加普:贝索斯和丘吉尔没有多少共同之处,但亚马逊创始人和英国战时首相都认为,一份好的备忘录很有价值。

更新于2018516 06:13 英国《金融时报》 约翰•加普

 

杰夫•贝索斯(Jeff Bezos)和温斯顿•丘吉尔(Winston Churchill)没有多少共同之处,但其中一位是一家价值7700亿美元的公司的首席执行官,另一位则阻止了纳粹入侵英国,所以这两人的建议值得听一听。亚马逊(Amazon)创始人和英国战时首相在一件事情上看法一致:一份好的备忘录很有价值。

 

贝索斯在最近给股东的一封信中赞扬了亚马逊在所有内部会议上的做法,即所有人首先阅读至多六页的备忘录,上面解释了他们要讨论什么。亚马逊的高管们不用观看PPT演示,也不用立即展开辩论,而是静静地花上半个小时阅读其中一位同事准备好的简报。

 

贝索斯在一次采访中承认:“这是你会遇到的最古怪的会议文化,”原则是一名高管必须全面提炼自己的提议,并以叙述形式表达出来,让每个人都能够理解。阅读备忘录意味着房间里的所有人都会了解接下来的讨论,而不仅仅是胡扯一番。

 

如果丘吉尔还在世的话,他将会赞赏贝索斯对备忘录的关注。194089日,也就是伦敦遭到大规模轰炸的一个月前,他向英国公务员队伍发出了有关备忘录的一份备忘录。“我们在工作中,都不得不阅读大量文件。几乎所有这些文件都太长了,”他宣称。“简明扼要阐述真正要点的纪律,将有助于更清晰的思考。”

 

 

亚马逊的做法听起来古怪,但它很有价值。总的来说,大多数大公司的会议太多——某些高管整天就是从一间密不透风的房间转到另一个房间开会——而且许多会议混乱和冗长。人们滔滔不绝地讲着,而不太了解主题,甚至不在乎自己懂不懂:结果就是一场空话对垒。

 

贝索斯非常重视管理效率——亚马逊本身就是让零售行业摆脱效率低下的庞大机器。他明白,首先让每个人都知道基本内容,这会让之后的辩论在人们更加知情的情况下展开,也更为民主。武断决策、在不知情的情况下决策、或者由在场的两三个人控制结局的几率下降。

 

令人惊讶的方面是他相信叙事、而非亚马逊所依赖的数据。你也许以为数据将主导亚马逊的决策过程,但事实并非如此。他说:“我们有很多指标……我注意到的事情是,当实际经验和数据不一致时,经验往往是正确的;衡量的方式肯定有问题。”

 

他相信生动地讲述故事,而不是依赖数据或图形,或者将某个商业案例包装成幻灯片上的几个要点。亚马逊的一些备忘录几乎就像电视剧:一份典型的新产品备忘录采用想象中的新闻发布稿,还有一份用客户可以理解的方式撰写的问答简报。

 

从记者转变为政治人物的丘吉尔同样坚信,强有力的叙述可以塑造政策制定。他告诉公务员们:“让我们不要畏惧使用短小的表达性短语,即使它是谈话式的,”他警告说,“含糊的短语大多只是废话,完全可以删掉。”

 

他和贝索斯还在数据和幻灯片的正确位置方面意见一致:放在后面某处。丘吉尔宣称,“如果一份报告依赖于对某些复杂因素的详细分析……它们应该在附录中阐明,”拥有海量数据的亚马逊高管们肯定要遵守相同的规则。

 

简洁也可能过头。美国国家安全委员会(National Security Council)的工作人员被告知,要将他们递交给唐纳德•特朗普(Donald Trump)的政策备忘录浓缩为一页内容,因为他不喜欢读太长的东西。据一位官员对《纽约客》(New Yorker)介绍,总统想要的是“两、三点总结,并采用《拿命来》(See Jane run)的那种简单句法”,而且他更喜欢看图片。

 

但是,准备简洁有力的叙述远比在幻灯片上填入一些句子要困难得多。它需要人们停下来,想清楚论证的逻辑,然后以能够激励他人的方式遣词造句。丘吉尔可以轻松做到这一点;我们其他人必须集中注意力。正如贝索斯指出的那样,写出一份“精彩而思维慎密”的企业备忘录需要花费很大努力。

 

从公开演讲可以看出叙述的震撼力。TED大会(即技术、娱乐和设计大会;Technology, Entertainment, Design conference)通过强迫演讲者提前几个月磨练他们的“特德谈话”而成为全球品牌。没有人被允许上台即兴谈论一些想法。公司会议不是特德活动,但它仍然是需要准备的场合。

 

对丘吉尔来说,在充分知情的情况下作出决定是一个生死攸关的问题。在伯明翰遭到轰炸的当天,他抽出一些时间阐明如何写备忘录。贝索斯重视向其高管全面介绍情况的价值,这非常有利于亚马逊。我们应该听听他们的建议。

 

译者/裴伴


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